В жизни не раз приходится сталкиваться с ситуацией, когда требуется собрать текст из разных источников в один документ. При этом мы используем различные источники и по стилю и по форматированию текста. Это могут быть интернет странички, .pdf файлы, текстовые файлы. При такой работе требуется придать тексту единый стиль и отформатировать его по определенным требованиям.
В сегодняшней статье рассмотрим основные приемы форматирования текстов, собранных из разных источников, то есть научимся правильно оформлять текст в Word.
Задаем параметры страницы
Чтобы задать параметры страницы: размер полей, ориентацию страницы, размер страницы, нужно зайти на вкладку Разметка страницы и нажать стрелочку на кнопке Поля. В выпадающем меню выбрать самый последний пункт Настраиваемые поля.
В открывшемся окне настроить расстояние от верхнего, нижнего, правого и левого краев страницы до текста.
После ввода данных нужно выбрать параметр Применить: ко всему документу и нажать кнопку Ок.
Как очистить формат скопированного из разных источников текста
Очень часто при копировании текста исходный формат сохраняется. Особенно плохо отображается формат веб страниц в ворде. Иногда это выглядит как бледный текст, иногда вообще какие-то дополнительные символы появляются в тексте. В любом случае, прежде чем работать с текстом дальше, нужно очистить старый формат этого текста.
Для очистки формата выделенного текста нужно зайти на вкладку Главная, и нажать кнопку стрелочки вниз в разделе Стили. В выпадающем меню нужно выбрать пункт Очистить формат.
Если после очистки формата остались какие-то неудалившиеся стили в тексте, придется скопировать этот текст с удалением из содержимого страницы (Ctrl+x) и вставить этот текст в программу Блокнот. После этого снова копируем вставленный в Блокнот текст и вставляем его в страницу Word.
Задаем параметры абзаца
В рамках параметров абзаца можно задать выравнивание текста, межстрочный интервал, абзацные отступы, отступ первой строки (красная строка). Чтобы найти эти настройки надо найти на вкладке Главная раздел абзац и нажать значок маленькой стрелки, указывающей вправо-вниз. Здесь задаются такие параметры, как выравнивание, отступ первой строки (красная строка)
В открывшемся окне задайте нужные параметры согласно требованиям к документу и нажмите кнопку Ок.
Задаем параметры шрифта
Параметры шрифта задаются на вкладке Главная. В разделе Шрифт можно задать начертание (обычно для документов требуется Times New Roman), кегль (высоту букв), цвет текста и фона.
Здесь же есть кнопки для превращения выделенного текста в верхний или нижний индексы, для изменения букв на строчные или прописные.
Задаем стили для заголовков
Любой большой текст нужно разбивать на смысловые части, каждая из которых имеет свое название. Эти названия выделяют стилем заголовка. Чтобы задать стиль заголовка нужно на вкладке Главная в разделе Стили выбрать нужный стиль. При наведении курсора на любой из стилей появится его название. Например для заголовка первого уровня вложенности (названия глав, например) выбрать стиль Заголовок 1.
Если правильно задать стили заголовков, можно будет собрать автоматическое оглавление документа. Текстовый процессор Word позволяет сделать это быстро.
Задаем нумерацию страниц
Чтобы отображать в документе номера страниц, нужно нажать на вкладке Вставка кнопку Номер страницы.
В выпадающем меню выбрать подходящий формат отображения номера на странице и щелкнуть по нему левой кнопкой мышки. Чтобы на первой странице номер не проставлялся (актуально для документа с титульным листом) нужно в конструкторе колонтитула поставить галочку для пункта Особый колонтитул для первой страницы. Чтобы редактировать колонтитул (место, где отображается номер страницы), достаточно выполнить двойной щелчок по номеру страницы. При этом в верхнем меню процессора откроется Конструктор колонтитула.
Формируем автоматическое оглавление
Для создания автоматического оглавления стили заголовков уже должны быть заданы. После задания стилей заголовков зайдите на вкладку Ссылки и нажмите кнопку Оглавление. Выберите подходящий формат оглавления.
После того, как оглавление собрано, его можно редактировать. Для этого наведите курсор на любой из пунктов оглавления и щелкните по нему левой кнопкой мышки. Сверху оглавления появится дополнительное меню голубого цвета. Здесь можно изменить стиль оглавления или пересобрать его в тех случаях, когда в тексте что-то добавлялось или убиралось.
Что за кнопка непечатаемых символов и зачем она нужна?
При копировании текста из файлов .pdf часто в конце строк вставляется непечатаемый символ перевода строки. Этот символ просто так не увидеть, но его присутствие не позволяет правильно отформатировать скопированный текст. Например, некорректно может отображаться выравнивание по ширине.
Чтобы обнаружить подобные символы, достаточно нажать на кнопку знака абзаца , которая находится на вкладке Главная.
Если нажать эту кнопку, то станет видно, сколько лишних символов вы вставили в свой текст. Пробел обозначается точкой в центре высоты строки. Абзац обозначатеся уже знакомым символом. Перевод строки обозначается угловой стрелочкой.
Как перенести текст на новую страницу
Часто в требованиях к документу обозначается, что новая глава должна начинаться с новой страницы. Некоторые для перехода на новую страницу нажимают многократно клавишу Enter на клавиатуре, вставляя тем самым многочисленные пустые абзацы в документ. При таком подходе изменение каких-то параметров текста может привести к тому, что текст в конечном итоге “поплывет” и новая страница отобразится некорректно. Чтобы избежать таких ситуаций используйте вкладку Вставка и кнопку на ней Разрыв страницы.
Не забывайте после каждых вносимых в текст изменений пересобирать оглавление.
Каждый раз, когда вам потребуется правильно оформить текст в Word, выполните предложенную последовательность действий и у вас всегда будут качественные документы, пригодные для дальнейшего форматирования и редактирования.
